【生成AI】「忙しくてマニュアルが作れない」は、ただの言い訳です。スマホに喋りかけるだけ。30分で最強の新人教育資料を作る全手順

「新人がなかなか育たない」

「教える時間がなくて、つい自分でやってしまう」

「一度教えたはずなのに、何度も同じことを聞いてくる」

中小企業の社長から、最も多く寄せられる悩みの一つが教育です。

誰もが、マニュアルを作ればいいことは分かっています。

しかし、現実はどうでしょうか？

「パソコンに向かって、業務手順をイチから書き出す時間なんてない」

「頑張って作っても、すぐに内容が古くなって誰も読まなくなる」

その結果、俺の背中を見て覚えろ（OJT）という名の放置になり、新人は何をしていいか分からず不安になり、早期離職に繋がります。

この悪循環を断ち切るのが、生成AI（ChatGPTなど）です。

本記事では、キーボードを一切叩かずに、喋るだけで、プロ並みの新人教育マニュアルを作る具体的な方法を解説します。

1. なぜ、マニュアル作りは挫折するのか？

多くの人がマニュアル作りで挫折する理由は、綺麗に書こうとするからです。

構成を考え、てにをはを修正し、図解を入れる…。

これは膨大な労力を要します。

しかし、人間は書くよりも喋る方が、圧倒的に速く、情報量を多くアウトプットできます。

例えば、10分間の業務説明を文章で書こうとすれば1時間はかかりますが、喋れば10分で終わります。

このスピードの差を利用しない手はありません。

2. ステップ①：独り言で「実況中継」する

まず、スマホのメモ帳や音声入力アプリ（Googleドキュメントの音声入力など）を立ち上げてください。

そして、実際にその業務を行いながら、あるいは新人が目の前にいると仮定して、実況中継を行ってください。

（社長の独り言の例）

「えーと、まず朝来たらPCをつけて、あ、その前にセコムの解除だな。カードは入り口の右側のボックスに入ってるから。で、PCがついたら、まずメールチェック。特に『クレーム』って件名のやつは最優先で開くこと。これ大事。放置すると大変だから。返信の仕方はテンプレートがあるからそれを使って…あ、テンプレートの場所はサーバーの『営業部』フォルダの中ね」

このように、「あー」「えーと」が入っても、話が前後しても全く構いません。

重要なのは、頭の中にある手順と判断基準（ここが大事！）を、全て吐き出すことです。

3. ステップ②：AIに「構造化」させる

次に、その文字起こしされたテキストをコピーし、ChatGPTに以下のプロンプト（指示）と一緒に貼り付けます。

ここでのポイントは、AIに単なる要約ではなく、新人が使える形（チェックリスト）に変換させることです。

【マニュアル作成・深掘りプロンプト】

「あなたは、初心者への指導が得意な教育担当者です。以下の【音声テキスト】は、熟練社員が業務手順を口頭で説明したものです。これを読み解き、新入社員が見て迷わず動ける『業務マニュアル』に書き直してください。

【出力の条件】

1. ステップ形式（手順1、手順2…）で時系列に並べること。

2. 『判断基準（コツ・注意点）』は、手順の下に【ポイント】として目立たせて書くこと。

3. 『チェックリスト』を最後に作成し、セルフチェックできるようにすること。

4. 専門用語や社内用語には、カッコ書きで補足を加えること。

【音声テキスト】

（ここに、スマホで喋った内容をペースト）」

4. ステップ③：出力結果を確認する

ボタンを押せば、数秒後には、あれほど雑だった社長の話が、以下のように生まれ変わります。

【業務マニュアル：始業〜メールチェック編】

■手順1：セキュリティ解除

出社後、まず入り口右側のボックス内にあるカードキーで、セコムを解除してください。

■手順2：PC起動とメール確認

PCを立ち上げ、メーラーを開きます。

【重要ポイント】

件名に『クレーム』とあるメールは、他の何よりも最優先で対応してください。

対応の遅れは会社の信用問題に関わります。

■手順3：返信対応

返信にはテンプレートを使用します。

■保存場所：サーバー ＞ 営業部フォルダ ＞ 返信テンプレ.doc

＜新人用：朝のチェックリスト＞

□ セコムは解除しましたか？

□ 『クレーム』メールの見落としはありませんか？

まとめ：マニュアルは「心理的安全性」を作る

こうして作られたマニュアルは、単なる手順書ではありません。

新人にとってのお守りです。

「これを見れば分かる」という安心感があれば、新人は上司の顔色を伺わずに自信を持って動けます。

逆に、これがないと「また聞いたら怒られるかな…」と萎縮し、報連相が遅れ、ミスが起きます。

忙しいと言っている暇があったら、スマホに向かって10分だけ喋ってください。

その10分が、未来のあなたの100時間を節約し、社員の定着率を劇的に高めると考えます。