【定着】その定例会議が「指示待ち社員」を作る。何も決まらない会議は、給与を燃やして意欲を削ぐ負の儀式である 

毎週月曜日の朝、あなたの会社の会議室を思い浮かべてください。

社長や部門長が一方的に話し、部下たちは無表情で手元の資料を見つめている。

「何か意見はあるか？」

という問いかけに対し、返ってくるのは重苦しい沈黙だけ。

結局、「じゃあ、報告通りで進めてくれ」と会議は終了し、参加者は逃げるように自席へ戻っていく。

もし、この光景に既視感があるなら、あなたの組織は危険な状態にあります。

会議は単なる業務連絡の場ではありません。

組織の意思決定スピード、風通しの良さ、そして社員の当事者意識を映し出す鏡です。

目的もなくだらだらと続く定例会議は、社員の貴重な時間を奪うだけでなく、

「この会社では時間を大切にしていない」

「意見を言っても無駄だ」

というネガティブなメッセージを刷り込み続けています。

今回は、組織の生産性を著しく下げる「ダメな会議」の正体と、それを「価値ある時間」に変えるための具体的な処方箋について解説します。

まず、現在の会議が健全かどうかをチェックしてみましょう。

以下の3つに当てはまる場合、その会議は組織にとってマイナスに作用している可能性が高いです。

1. 発言者が固定化している

いつも同じ上司だけが話し、他のメンバーは聞き役（観客）になっている。これは会議ではなく演説会です。

2. 「持ち帰り」が多発する

議論はするものの、「一度持ち帰って検討します」で終わる。その場で何も決まらない会議は、単なる責任の先送りです。

3. 内職（PC作業）が横行している

参加者がPCを開き、メール返信や別作業をしている。これは「私にとってこの会議に参加する価値はありません」という無言の意思表示です。

なぜ、無駄な会議をなくすべきなのか。

その理由は明確なコストにあります。

① 財務的コスト（キャッシュアウト）

あなたは会議のコストを計算してみます。

例えば、部長（時給5,000円）3名、課長（時給3,000円）5名、一般社員（時給2,000円）10名の計18名で、1時間の定例会議を行ったとします。

(5,000×3) + (3,000×5) + (2,000×10) = 50,000円

たった1時間の会議に、直接人件費だけで5万円がかかっています。

これを毎週開催すれば、年間で約250万円です。

さらに、会議資料を作るための準備時間や、中断された業務の再開にかかるスイッチングコストを含めれば、実際の損失はこの2〜3倍に膨れ上がります。

「とりあえず集まろう」という号令は、現金を燃やしているのと同じことなのです。

② 心理的コスト（学習性無力感とリンゲルマン効果）

財務コスト以上に深刻なのが、組織風土へのダメージです。

心理学にリンゲルマン効果（社会的手抜き）という現象があります。

「綱引き」の実験で明らかになったように、人は集団の人数が増えれば増えるほど、「誰かがやるだろう」と考え、一人当たりのパフォーマンスが低下します。

大人数の会議で誰も発言しないのは、個人のやる気の問題ではなく、この心理効果が働いているからです。

さらに、「意見を言っても却下される」「結論が出ずに先送りされる」という経験を繰り返すと、社員は学習性無力感に陥ります。

「どうせ何を言っても変わらない」と学習し、思考停止した「指示待ち社員」が量産されていくのです。

では、どうすれば良い会議になるのでしょうか。

高収益企業の共通点は「報告」と「決断」を明確に分けていることです。

• 報告（過去の共有）：

これは非同期（チャット、メール、社内Wiki）で行うべきです。

資料を読み上げている時間は、現代のビジネスにおいて最も無駄な時間です。

これらは事前に目を通しておくのがプロのルールです。

• 決断（未来の創造）：

会議は、人が同じ時間に集まらなければできないこと、つまり「複雑な問題の解決」「アイデアの創出」「重要な意思決定」だけに使われるべきです。

組織を変えるために、以下の5つのルールを導入してください。

最初は反発があるかもしれませんが、劇的な効果が生まれます。

1. 「決めること（ゴール）」のない会議は開催しない

アジェンダ（議題）の横に、必ず「この会議のゴール（決定事項）」を明記させます。

ゴールが不明確な会議招集は、拒否して構いません。

2. ピザ2枚ルール（参加者を減らす）

Amazonのジェフ・ベゾスが提唱したルールです。

「2枚のピザで空腹を満たせない人数（8人以上）の会議は開かない」というものです。

意思決定に必要な人だけを呼び、あとのメンバーには議事録を共有すれば十分です。

3. 資料の読み上げ禁止（沈黙の会議）

会議の冒頭10分〜15分を「資料を黙読する時間」に充てます。

全員が前提情報を頭に入れた状態で、「では、議論を始めよう」とスタートするのです。

これにより、事前の読み込み不足による認識ズレを防ぎ、密度の高い議論が可能になります。

4. スタンディングミーティング

短時間で済ませたい朝会や進捗確認は、椅子を撤去し、立ったまま行います。

足が疲れる前に結論を出そうとするため、驚くほど早く終わります。

5. 終了時間の死守

「議論が白熱したので延長」はNGです。

それはタイムマネジメント能力の欠如です。

時間が来たら途中でも打ち切る。

その緊張感が、「時間内に決めなければ」という覚悟を生みます。

会議の質を変えることは、組織の血流を変えることです。

ダラダラとした定例会議を廃止し、目的意識を持った鋭い議論の場に変える。

それだけで、社員の目の色は変わり、組織全体の生産性は劇的に向上します。

経営者の皆さん。

明日、勇気を持って「意味のない定例会議」を一つ、キャンセルしてみませんか？

空いた時間で生まれる新たな価値こそが、会社を成長させる原動力になるはずです。